Toelichting aanvraag studenten evenementensubsidie 2023

In deze toelichting leest u waar uw evenement aan moet voldoen om in aanmerking te komen voor studenten evenementensubsidie 2023.

Achtergrond

Studentenevenementen zijn belangrijk voor Tilburg. Ze zorgen voor levendigheid in de stad. En ze positioneren Tilburg als kennis- en studentenstad. De gemeente Tilburg kiest ervoor om vooral evenementen te ondersteunen die bijdragen aan een positieve profilering van Tilburg als studentenstad.

Wat is een studentenevenement?

Een evenement is een bijzondere, georganiseerde activiteit van beperkte duur, eenmalig of jaarlijks terugkerend, openbaar toegankelijk, (gedeeltelijk) in de openbare ruimte en gericht op een relatief groot publiek. Ook een festival valt onder de definitie van een evenement. Een studentenevenement is een evenement dat Tilburg positioneert als kennis- en studentenstad.

Kan ik subsidie aanvragen?

De gemeentelijke subsidie voor studentenevenementen is voor organisatoren van studentenevenementen in de gemeente Tilburg. De evenementen vinden plaats in de gemeente Tilburg in het jaar 2023. Evenementen die starten in 2023 en doorlopen in (het 1e kwartaal van) 2024 kunnen een aanvraag indienen voor het gehele evenement. Voor evenementen die starten in 2022 (en doorlopen in 2023) kan geen subsidie worden aangevraagd. De subsidieadviescommissie voor studentenevenementen komt één keer per jaar bij elkaar en wordt gevormd door afvaardigingen van de gemeente Tilburg, de Studentenraad, de Samenwerkende Organisaties Tilburgse Studentenverenigingen en de Stichting Citymarketing Tilburg.

Waar moet de aanvraag aan voldoen?

Voor het indienen van een aanvraag voor studenten evenementensubsidie moet je het aanvraagformulier inclusief de verplichte bijlagen (begroting en marketingplan) volledig en naar waarheid invullen en de voorwaarden van de Algemene subsidieverordening gemeente Tilburg in acht nemen. Onderaan de pagina kan je het format voor de begroting downloaden.

Is jouw evenement vergunningsplichtig? Dan kan het noodzakelijk zijn dat jouw evenement een plaats op de Evenementenkalender van de gemeente Tilburg moet krijgen. Meer over het organiseren van een evenement en het verkrijgen van een vergunning lees je in de nota Prettig Geregeld (te downloaden onderaan de pagina).

Hoe en wanneer dien ik de subsidieaanvraag in?

Studenten evenementensubsidie kun je uitsluitend digitaal aanvragen via het "aanvraagformulier Studenten evenementensubsidie" op de pagina subsidies. Verplichte onderdelen van de aanvraag zijn:

  • bijlage 1: begroting en
  • bijlage 2: marketingplan.

Wanneer je aanvraagt met eHerkenning kun je de aanvraag terugzien in mijn gemeente.

Aanvragen kan in de periode van dinsdag 1 november t/m woensdag 30 november 2022.  Organiseer je in 2022 meerdere evenementen waarvoor je subsidie wilt aanvragen? Gebruik dan voor ieder evenement een apart aanvraagformulier.

Subsidieaanvragen die na 30 november 2022 binnenkomen nemen wij niet in behandeling.

De subsidieadviescommissie voor studentenevenementen komt een keer per jaar bij elkaar om de subsidieaanvragen te beoordelen. Om die reden is het niet mogelijk om na 30 november subsidie aan te vragen.

Door wie en hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld?

Jouw aanvraag wordt beoordeeld door het college van burgemeester en wethouders, daarbij geadviseerd door een adviescommissie. Bestaande uit de gemeente, de Stichting Citymarketing, de Studentenraad en de Samenwerkende Organisaties Tilburgse Studentenverenigingen.

Hierbij wordt gekeken naar:

  1. In hoeverre voldoet jouw evenement aan de criteria voor subsidie voor studentenevenementen?*
  2. In hoeverre zitten er in jouw marketingplan elementen die Tilburg op een sociale, creatieve en experimentele manier landelijk kunnen profileren als kennis- en studentenstad?

*Beoordelingscriteria:

  • Het evenement dient aantoonbaar bij te dragen aan de positionering van Tilburg als studentenstad en dient in Tilburg plaats te vinden.
  • Het evenement dient aanwijsbaar het eigen verenigingsbelang en de eigen verenigingsinteresse te overstijgen en een breder publiek te bereiken dan enkel leden van de vereniging. Vakcongressen, studiedagen en -reizen, etc. komen om die reden niet in aanmerking.
  • In het marketingplan staan de kernwaarden en persoonlijkheidswaarden van citymarketing centraal en wordt landelijke aandacht beoogd. Kijk voor meer informatie in de bijlage citymarketingbeleid 2019-2022 onderaan deze pagina.
  • Het evenement dient aantoonbaar duurzaamheid na te streven, bijvoorbeeld door het evenement energieneutraal te houden, door het gebruik van producten uit de regio Tilburg, het betrekken van een maatschappelijke instelling/goed doel.
  • Een gedegen overdracht naar een volgend evenement met o.a. overdrachtsdocumenten.
  • Er dient een goede verhouding te zijn tussen de gemeentelijke subsidie en andere inkomstenbronnen.

We streven naar een gezond en gelukkig Tilburg. Dit betekent ook dat we kritisch zijn op evenementen waar veel alcohol wordt geschonken.

Hoe ziet de planning eruit?

Tot en met woensdag 30 november 2022 kun je jouw subsidieaanvraag insturen. In december 2022 beoordelen wij de subsidieaanvragen. Begin 2023 neemt het college een besluit over de aanvragen. En zo snel mogelijk daarna ontvang je van ons bericht over het besluit van het college.

Wat is het beschikbare budget?

Voor 2023 is er een bedrag beschikbaar van € 57.023,- voor studenten evenementensubsidies.

De Stichting Citymarketing geeft zelf geen subsidies. Maar het is wel mogelijk om de Stichting te raadplegen bij het uitvoeren van een marketingplan. Om die reden neemt de Stichting Citymarketing ook zitting in de subsidieadviescommissie.

Welke richtlijnen en voorwaarden gelden er bij een subsidie?

Op subsidieverlening is de Algemene subsidieverordening gemeente Tilburg met bijbehorende richtlijnen van toepassing. Ga voor de volledige tekst van de verordening en richtlijnen naar de pagina subsidies.

Het college kan bij het toekennen van subsidie besluiten aanvullende voorwaarden op te nemen. Als dit voor jouw evenement geldt informeren wij je hier over middels de beschikking.

Hoe meld ik me aan voor de evenementenkalender?

Voor het organiseren van een evenement is vaak een vergunning nodig. Dat is afhankelijk van het type evenement en de locatie. De eerste stap is dan een aanmelding voor de evenementenkalender. 

Hoe zit het met de vergunning voor mijn evenement?

Zowel voor evenementen die buiten als binnen plaatsvinden kan een vergunning nodig zijn. De evenementenvergunning moet je uiterlijk 12 weken vóór de start van uw evenement aanvragen. Een aanvraag is pas ingediend op het moment dat alle documenten volledig zijn ingevuld en alle benodigde informatie is ingeleverd. Als je subsidie aanvraagt (en mogelijk toegekend krijgt) voor jouw evenement geeft dat niet automatisch recht op een vergunning. Omgekeerd kan aan een afgegeven vergunning ook geen recht op subsidie worden ontleend. Meer informatie over de evenementenvergunning staat op de pagina evenementen.

Criteria marketingplan

Het marketingplan is van belang voor de subsidieverstrekking omdat een studentenevenement een bijdrage moet leveren aan de positionering van Tilburg als studentenstad. 

Daarnaast dient het marketingplan om te kijken of er aanknopingspunten zijn met citymarketing:

  • Heeft het evenement de potentie om (inter-)nationale publiciteit te genereren?
  • Sluit het evenement aan bij de kernwaarden van citymarketing: sociaal, creatief en experimenteel?

Om je meer gevoel te geven wat deze begrippen precies inhouden, vindt je onderaan deze pagina het Citymarketingbeleid 2019-2022.

Wat willen we graag terugzien in het marketingplan:

  1. Wat is het doel van je evenement?
  2. Wat is de doelgroep van je evenement?
  3. Hoe ga je je evenement onder de aandacht brengen en welke media (betaald en onbetaald) wil je hiervoor inzetten?
  4. Waarin onderscheidt je evenement zich van andere evenementen?
  5. Welke verbinding is er met Tilburg?
  6. Hoe ziet de marketingbegroting er uit?

Hebben jullie het evenement al eerder georganiseerd en zijn hierover in de media al artikelen en/of recensies verschenen, dan graag bijvoegen bij het marketingplan.

Wie kan ik benaderen als ik vragen heb?

Voor vragen of opmerkingen kun je een e-mail sturen naar cees.thomassen@tilburg.nl.