E-facturen naar de gemeente sturen

De gemeente Tilburg werkt ook via elektronische facturatie. E-facturen kan de gemeente efficiënter verwerken. Daardoor kan sneller betaald worden.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een elektronisch document (geen digitaal bestand, zoals een pdf). De belangrijkste verschillen tussen pdf-facturen en e-facturen zijn het bestandsformaat, de beveiliging en de manier van uitwisselen. Een e-factuur is een document dat is opgesteld conform een (wereldwijd) gestandaardiseerde bestandsstructuur en formaat, veelal zijn dit UBL of XML-documenten.

Veiligheid van e-facturatie

Daarnaast wordt een e-factuur altijd via een beveiligde verbinding uitgewisseld (via een e-facturatienetwerk) waarbij de authenticiteit van de verzender en ontvanger 100% gewaarborgd zijn. Hiermee zijn uw gegevens op een hoog niveau beveiligd. De (persoons)gegevens die op de factuur staan zijn hiermee goed beschermd.

E-facturatie verloopt via het internationale PEPPOL netwerk. U krijgt toegang tot dit netwerk via een Access Point provider. De lijst met PEPPOL gecertificeerde Access Point providers is beschikbaar op via de site peppol.eu.

U kunt het PEPPOL netwerk zien als een soort 'telefoonnetwerk voor facturen'. Waar het telefoonnetwerk werkt met unieke telefoonnummers (uitgegeven door een telefoonprovider), werkt het PEPPOL netwerk met unieke ID-nummers (uitgegeven door een Access Point provider). TIE Kinetix is de Access Point provider van de gemeente Tilburg. Uiteraard bent u vrij in de keuze van uw eigen provider.

Voordeel van e-facturatie

Door het automatiseren van bepaalde handelingen, worden uw e-facturen efficiënter verwerkt en is de kans op fouten klein. Wij kunnen uw factuur daardoor sneller betalen. Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te versturen. Daardoor is er altijd een manier van e-factureren die goed past bij uw organisatie.

Overstappen op e-facturatie

E-facturatie is mogelijk voor al onze leveranciers. Het maakt niet uit of u veel of weinig facturen stuurt, met of zonder boekhoudpakket/ERP-systeem werkt. Er zijn drie manieren waarop u e-facturen kunt aanleveren:

1. Online facturen aanmaken en versturen

Ook wanneer u geen gebruik maakt van een boekhoudpakket kunt u e-facturen sturen aan de gemeente Tilburg. U maakt een account aan op ons e-facturatie portaal, logt in, maakt online handmatig een elektronische factuur aan en verstuurt die vervolgens direct beveiligd. Zo eenvoudig kan het zijn. De ideale manier als u slechts enkele facturen per maand of jaar stuurt.

2. PDF-facturen omzetten naar een e-factuur

Stuurt u facturen als PDF via uw boekhoudpakket? TIE Kinetix kan uw PDF-factuur automatisch omzetten naar een e-factuur, conform alle juridische eisen die gelden. Eenvoudig, voordelig en veilig.

3. Directe koppeling met uw boekhoudpakket 

U wilt direct vanuit uw boekhoudpakket/ERP-systeem volledig elektronische facturen versturen, zodat u alle handelingen in uw eigen boekhoudpakket uitvoert. TIE Kinetix heeft standaardkoppelingen voor diverse boekhoudpakketten. Dit is de ideale manier als u dagelijks facturen stuurt.

TIE Kinetix kan u adviseren welke methode het best bij u past. U kunt telefonisch contact opnemen via telefoonnummer 088 369 80 00, per e-mail via onboarding@tiekinetix.com of kijk op de website van TIE Kinetix.

Factuureisen

Facturen aan de gemeente Tilburg moeten voorzien zijn van:
•    uw IBAN rekeningnummer
•    het factuuradres: Gemeente Tilburg, Spoorlaan 181, 5038 CB Tilburg
•    de naam van uw opdrachtgever binnen de gemeente
•    ons inkoopordernummer
•    een recente factuurdatum (niet ouder dan 5 dagen)

Let ook op de aanvullende factuureisen van de belastingdienst.nl. Als één van de gegevens ontbreekt, kan uw factuur geweigerd of geretourneerd worden. U herstelt de factuur en stuurt deze opnieuw in.

PDF-factuur

Wilt u toch liever facturen als PDF-bestand versturen? E-mail uw factuur dan naar facturen@tilburg.nl.

Vragen?

Als u vragen heeft over specifieke facturen, neemt u dan contact op met onze Financiële Administratie via mailadres crediteurenbeheer@tilburg.nl.