Gemeente Tilburg Gemeente Tilburg Overheidsorganisaties zijn vanaf 18 april 2019 verplicht elektronische facturen in Europees formaat te kunnen ontvangen en verwerken, zo ook de gemeente Tilburg. E-facturen kan de gemeente efficiënter verwerken. Daardoor kan sneller betaald worden.
Een e-factuur is een elektronisch document (geen digitaal bestand, zoals een pdf). De belangrijkste verschillen tussen pdf-facturen en e-facturen zijn het bestandsformaat, de beveiliging en de manier van uitwisselen. Een e-factuur is een document dat is opgesteld conform een (wereldwijd) gestandaardiseerde bestandsstructuur en formaat, veelal zijn dit UBL of XML-documenten.
Een e-mail met daarin een UBL, XML of PDF bestand als bijlage is géén e-factuur. E-facturatie verloopt namelijk via het internationale PEPPOL netwerk. Daarmee zijn de authenticiteit van de verzender en ontvanger 100% gewaarborgd. De gegevens zijn hiermee op een hoog niveau beveiligd. Je krijgt toegang tot dit netwerk via een Access Point provider. De lijst met PEPPOL gecertificeerde Access Point providers is beschikbaar via de site van de Nederlandse Peppolautoriteit.
Je kunt het PEPPOL netwerk zien als een soort 'telefoonnetwerk voor facturen'. Waar het telefoonnetwerk werkt met unieke telefoonnummers (uitgegeven door een telefoonprovider), werkt het PEPPOL netwerk met unieke ID-nummers (uitgegeven door een Access Point provider). SPS Commerce is de Access Point provider van de gemeente Tilburg. Uiteraard ben je vrij in de keuze van je eigen provider.
Door het automatiseren van bepaalde handelingen, worden je e-facturen efficiënter verwerkt en is de kans op fouten klein. Wij kunnen jouw factuur daardoor sneller betalen. Met e-facturatie bespaar je op print-, papier- en portokosten. Bovendien is er geen transport meer nodig, waarmee het ook nog eens goed is voor het milieu. Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te versturen. Daardoor is er altijd een manier van e-factureren die goed past bij jouw organisatie.
E-facturatie is mogelijk voor al onze leveranciers. Het maakt niet uit of je veel of weinig facturen stuurt, met of zonder boekhoudpakket/ERP-systeem werkt. Voordat je e-facturen kunt sturen aan de gemeente moet jij je eenmalig registreren als leverancier. Dit kan eenvoudig op ons e-facturatieportaal. Na registratie zijn er 2 manieren waarop je e-facturen kunt aanleveren:
Je wilt direct vanuit je boekhoudpakket/ERP-systeem volledig elektronische facturen versturen, zodat je alle handelingen in je eigen boekhoudpakket uitvoert. Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk heb je een Billing Service Provider nodig. Deze partij zorgt ervoor dat jouw facturen rechtstreeks vanuit je boekhoudpakket via PEPPOL verstuurd kunnen worden naar jouw overheidsklant(en).
Het zou kunnen dat de software leverancier van je boekhoudpakket afspraken heeft met een serviceprovider of zelf serviceprovider is. Zie ook hiervoor de site van de Nederlandse Peppolautoriteit.
Misschien verstuur je nu nog alleen PDF-facturen, terwijl jouw systeem al in staat is via het Peppol netwerk te versturen. Informeer eens bij je softwareleverancier naar de mogelijkheden.
Wellicht bestaat er ook de mogelijkheid dat je serviceprovider jouw PDF-factuur automatisch kan omzetten naar een e-factuur, conform alle juridische eisen die gelden.
Ook wanneer je geen gebruik maakt van een boekhoudpakket kun je e-facturen sturen aan de gemeente Tilburg. Je maakt een account aan op ons e-facturatie portaal, logt in, maakt online handmatig een elektronische factuur aan en verstuurt die vervolgens direct beveiligd. Zo eenvoudig kan het zijn. De ideale manier als je slechts enkele facturen per maand of jaar stuurt.
Naast de fiscale factuurvereisten vermeld op de website van de belastingdienst, moeten jouw facturen aan de gemeente Tilburg voorzien zijn van:
Als één van de gegevens ontbreekt, kan je factuur geweigerd of geretourneerd worden. Na aanpassing kan de factuur opnieuw opgestuurd worden.
Als je vragen hebt over specifieke facturen, neem dan contact op met onze Financiële Administratie via mailadres crediteurenbeheer@tilburg.nl.
Deze browser wordt niet meer ondersteund.
Een recente versie van Microsoft Edge, Chrome of Firefox.