E-facturen naar de gemeente sturen

Overheidsorganisaties zijn vanaf 18 april 2019 verplicht elektronische facturen in Europees formaat te kunnen ontvangen en verwerken, zo ook de gemeente Tilburg. E-facturen kan de gemeente efficiënter verwerken. Daardoor kan sneller betaald worden.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een elektronisch document (geen digitaal bestand, zoals een pdf). De belangrijkste verschillen tussen pdf-facturen en e-facturen zijn het bestandsformaat, de beveiliging en de manier van uitwisselen. Een e-factuur is een document dat is opgesteld conform een (wereldwijd) gestandaardiseerde bestandsstructuur en formaat, veelal zijn dit UBL of XML-documenten.

Veiligheid van e-facturatie

Een e-mail met daarin een UBL, XML of PDF bestand als bijlage is géén e-factuur. E-facturatie verloopt namelijk via het internationale PEPPOL netwerk. Daarmee zijn de authenticiteit van de verzender en ontvanger 100% gewaarborgd. De gegevens zijn hiermee op een hoog niveau beveiligd. U krijgt toegang tot dit netwerk via een Access Point provider. De lijst met PEPPOL gecertificeerde Access Point providers is beschikbaar op via de site peppol.eu.

U kunt het PEPPOL netwerk zien als een soort 'telefoonnetwerk voor facturen'. Waar het telefoonnetwerk werkt met unieke telefoonnummers (uitgegeven door een telefoonprovider), werkt het PEPPOL netwerk met unieke ID-nummers (uitgegeven door een Access Point provider). TIE Kinetix is de Access Point provider van de gemeente Tilburg. Uiteraard bent u vrij in de keuze van uw eigen provider.

Voordeel van e-facturatie

Door het automatiseren van bepaalde handelingen, worden uw e-facturen efficiënter verwerkt en is de kans op fouten klein. Wij kunnen uw factuur daardoor sneller betalen. Met e-facturatie bespaart u op print-, papier- en portokosten. Bovendien is er geen transport meer nodig, waarmee het ook nog eens goed is voor het milieu. Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te versturen. Daardoor is er altijd een manier van e-factureren die goed past bij uw organisatie.

Overstappen op e-facturatie

E-facturatie is mogelijk voor al onze leveranciers. Het maakt niet uit of u veel of weinig facturen stuurt, met of zonder boekhoudpakket/ERP-systeem werkt. Er zijn 3 manieren waarop u e-facturen kunt aanleveren:

1. Online facturen aanmaken en versturen

Ook wanneer u geen gebruik maakt van een boekhoudpakket kunt u e-facturen sturen aan de gemeente Tilburg. U maakt een account aan op ons e-facturatie portaal, logt in, maakt online handmatig een elektronische factuur aan en verstuurt die vervolgens direct beveiligd. Zo eenvoudig kan het zijn. De ideale manier als u slechts enkele facturen per maand of jaar stuurt.

2. PDF-facturen omzetten naar een e-factuur

Stuurt u facturen als PDF via uw boekhoudpakket? TIE Kinetix kan uw PDF-factuur automatisch omzetten naar een e-factuur, conform alle juridische eisen die gelden. Eenvoudig, voordelig en veilig.

3. Directe koppeling met uw boekhoudpakket 

U wilt direct vanuit uw boekhoudpakket/ERP-systeem volledig elektronische facturen versturen, zodat u alle handelingen in uw eigen boekhoudpakket uitvoert. Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk heeft u een Billing Service Provider nodig. Deze partij zorgt ervoor dat uw facturen rechtstreeks vanuit uw boekhoudprogramma via PEPPOL verstuurd kunnen worden naar uw overheidsklant(en).

TIE Kinetix kan u adviseren welke methode het best bij u past. U kunt telefonisch contact opnemen via telefoonnummer 088 369 80 00, per e-mail via onboarding@tiekinetix.com of kijk op de website van TIE Kinetix.

Factuureisen

Naast de fiscale factuurvereisten vermeld op de website van de belastingdienst, moeten uw facturen aan de gemeente Tilburg voorzien zijn van:

  • Uw IBAN rekeningnummer
  • Het factuuradres: Gemeente Tilburg, Stadhuisplein 130, 5038 TC Tilburg
  • De naam van uw opdrachtgever binnen de gemeente
  • Ons inkoopordernummer
  • Een recente factuurdatum (niet ouder dan 5 dagen)

Specifiek voor e-facturen:

  • Organisatie-identificatienummer gemeente Tilburg: OIN: 00000001001172773000

Als één van de gegevens ontbreekt, kan uw factuur geweigerd of geretourneerd worden. Na aanpassing kan de factuur opnieuw opgestuurd worden.

Vragen?

Als u vragen heeft over specifieke facturen, neemt u dan contact op met onze Financiële Administratie via mailadres crediteurenbeheer@tilburg.nl.