logo Gemeente Tilburg Gemeente Tilburg

Toelichting aanvraag evenementensubsidie

In deze toelichting leest u waar uw evenement aan moet voldoen om in aanmerking te komen voor een (meerjaren)subsidie stadsbrede evenementen, kleinschalige evenementen en studenten evenementen.

Regeling Subsidie Evenementen 2024-2027 Tilburg

Op 6 juli 2023 is het nieuwe evenementenbeleid 2024-2027 vastgesteld in de gemeenteraad. Het evenementenbeleid bestaat uit verschillende onderdelen zoals: beleid, uitvoeringsprogramma, locatiematrix, prettig geregeld en de subsidieregelingen. Deze zijn te vinden in het Bestuurs Informatie Systeem.

De komende vier jaar geldt de Regeling Subsidie Evenementen 2024-2027. In dit document is vastgelegd welke spelregels er zijn. De volledige regeling staat in het Bestuurs Informatie Systeem.

Vanaf eind 2023 kennen we vier regelingen:
1.    Eenmalige subsidies voor kleinschalige evenementen
2.    Eenmalige subsidies voor stadsbrede evenementen
3.    Meerjarensubsidie voor stadsbrede evenementen
4.    Eenmalige subsidie voor studenten evenementen

Op de subsidies van de gemeente Tilburg zijn de voorwaarden van de Algemene subsidieverordening gemeente Tilburg van kracht tenzij daarvan in de regeling wordt afgeweken.

Prettig Geregeld

In het document Prettig Geregeld leggen we uit wat er allemaal nodig is als u in de gemeente Tilburg een evenement wilt organiseren. Er wordt uitgelegd wanneer er een vergunning nodig is en welke stappen de organisatie moeten zetten. Prettig Geregeld is te vinden in het Bestuurs Informatie Systeem

Vaak heeft u voor uw evenement een vergunning nodig. U moet dit los van uw subsidieaanvraag organiseren. Meer informatie over een evenementenvergunning vindt u op: Evenementen - Gemeente Tilburg
 

Kan ik subsidie aanvragen?

Wilt u subsidie aanvragen. Kijk dan eerst goed welke regelingen er zijn en welke voorwaarden er bij die regeling horen. Kies dus een regeling die bij uw evenement past. 

De subsidies voor Cultureel Immaterieel Erfgoed (Avondvierdaagsen, Sinterklaasintochten en Carnaval) zitten per 2024 niet meer in een regeling. Met de organisaties van deze evenementen zijn aparte afspraken gemaakt. Ook voor evenementen tijdens de Tilburgse Kermis gelden aparte afspraken. Organisatoren van evenementen in deze categorieën kunnen geen aanspraak maken op een van de evenementensubsidie regelingen. Organiseert u een stadsbreed evenement tijdens de kermis, neemt u dan contact op met de accountmanager kermissen via jet.van.baast@tilburg.nl.

Tips invullen aanvraagformulier

Eenmalige subsidie voor kleinschalige evenementen

Organiseert u een evenement in een wijk of dorp in Tilburg dat gericht is op alle inwoners van deze wijk of dit dorp? Dan komt u mogelijk in aanmerking voor een eenmalige subsidie voor kleinschalige evenementen. 

Deze regeling is bedoeld voor evenementen die:

In de gemeente Tilburg zijn verschillende wijkregisseurs actief. Op de digitale kaart ziet u met welke wijkregisseur u uw evenement moet afstemmen.

De eenmalige subsidie voor kleinschalige evenementen werkt als een snel loket. Op 1 oktober om 10.00 uur en op 1 maart om 10.00 uur gaat de regeling open voor inschrijving. Zodra het subsidieplafond is bereikt sluit de aanvraagtermijn. Voor het kalenderjaar 2025 is in totaal € 219.000 beschikbaar, per editie € 109.500. U vult het formulier in via Subsidies - Gemeente Tilburg.

Aanvragen handelen wij af en kennen wij toe op volgorde van binnenkomst. Uw aanvraag telt pas mee als deze compleet is (alle verplichte bijlagen zijn toegevoegd). Daarna wordt de afstemming met de Wijkregisseur en Culturele of Maatschappelijke organisatie gecontroleerd. Voldoet deze niet? Dan moet u dit alsnog aanvullen. Uw aanvraag telt pas mee nadat dit is afgerond en deze compleet is.

De aanvragen dient u in via het digitale aanvraagformulier. Het aanvraagformulier staat vanaf 1 oktober op Subsidies - Gemeente Tilburg. Een aanvraag moeten volledig zijn ingevuld en voorzien van de verplichte bijlagen. Een volledige aanvraag bestaat uit:

De bijlagen kunt u uploaden bij het webformulier. U mag de bijlagen ook mailen naar evenementensubsidie@tilburg.nl.

Hulp nodig bij uw aanvraag subsidie kleinschalige evenementen?

Heeft u hulp nodig bij uw aanvraag subsidie kleinschalige evenementen? U kunt gratis een beroep doen op Evenementenbureau Montopinto. Montopinto helpt organisatoren om subsidieaanvragen voor te bereiden en succesvolle activiteiten te organiseren. Ook voor advies bij een eventuele vergunningsaanvraag kunt u bij Montopinto terecht. De helpdesk is bereikbaar via helpdesk@montopinto.events.

Eenmalige subsidie voor stadsbrede evenementen

De eerstvolgende gelegenheid om een meerjarensubsidie aan te vragen is in 2023 voor de jaren 2024-2027. Als u een meerjarensubsidie ontvangt, komt u niet in aanmerking voor een aanvullende eenmalige subsidie

Organiseert u een stadsbreed evenement in Tilburg dat gericht is op alle inwoners in Tilburg? Dan komt u mogelijk in aanmerking voor een eenmalige subsidie voor stadsbrede evenementen. 

U komt voor deze subsidie in aanmerking als uw evenement: 

De aanvraag voor deze subsidie dient u in tussen 1 augustus en 1 september van het jaar voorafgaand aan het jaar dat het evenement plaatsvindt. Het kan dat de gemeente vraagt om een mondelinge toelichting op de aanvraag. 

Het minimaal aan te vragen subsidiebedrag bedraagt 7.500 euro en er geldt een cofinancierings-verplichting van 30%. Dit betekent dat u minimaal 30% van de kosten van het evenement uit andere bronnen dan de aangevraagde subsidie betaalt. 

Aanvragen moet via het digitale aanvraagformulier. Dit staat op Subsidies - Gemeente Tilburg en moet volledig zijn ingevuld. Een complete subsidieaanvraag bestaat uit:

De bijlagen kunt u uploaden bij het webformulier. U mag de bijlagen ook mailen naar evenementensubsidie@tilburg.nl. De bijlagen moeten uiterlijk 24 uur nadat u het webformulier verstuurde bij ons binnen zijn. Later gemailde bijlagen beschouwen we als niet verzonden. Subsidieaanvragen die te laat binnenkomen, nemen wij niet in behandeling. 

Eind november besluit het college welke aanvragen zij honoreert, zodat u voor het einde van het jaar hoort of uw subsidie krijgt voor uw evenement. Het college krijgt hierbij advies van een interne adviescommissie. 

Het college rangschikt de aanvragen op basis van de volgende criteria: 

De mate waarin het evenement bijdraagt aan de volgende ambities: 

En de mate waarin het evenement scoort op: 

Bij de aanvraag moet u voldoende informatie geven op welke wijze u voldoet aan de beoordelingscriteria. De stelling die daarbij aan bod komen vindt u in de checklist onder aan deze pagina.

Evenementen tijdens de Tilburgse kermis komen niet in aanmerking voor de stadsbrede subsidieregeling. Organiseert u een stadsbreed evenement tijdens de kermis? Neem dan contact op met de accountmanager kermissen via jet.van.baast@tilburg.nl.

Meerjarensubsidie voor stadsbrede evenementen

Wilt u in aanmerking komen voor een meerjarensubsidie voor een stadsbreed evenement gericht op alle inwoners van Tilburg? Als uw evenement al jaren in Tilburg is, alleen in Tilburg georganiseerd wordt en relatief veel bezoekers trekt, komt u mogelijk in aanmerking voor een meerjarensubsidie.

De meerjarensubsidie wordt verstrekt voor vier jaar (2024 t/m 2027). U kunt deze alleen aanvragen in de maand augustus 2023. Tussentijds (bijvoorbeeld in 2025) aanvragen van een meerjaren subsidieregeling is niet mogelijk. 

Meerjarensubsidie wordt uitsluitend verstrekt voor stadsbrede evenementen die: 

De aanvraagprocedure is hetzelfde (en op hetzelfde moment) als de eenmalige subsidie voor stadsbrede evenementen. Op het webformulier vinkt u aan dat u een meerjarensubsidie wilt aanvragen. Wij controleren of u daarvoor in aanmerking komt.

Bij een meerjarige subsidieaanvraag is het voldoende om een begroting in te dienen voor het eerste jaar. Verwacht u gedurende de looptijd van de regeling minder kosten te maken? Geef dan aan in de begroting welke kosten lager worden. Het toegekende subsidiebedrag blijft voor de komende vier jaar gelijk met uitzondering van de gemeentelijk indexering die zal worden toegepast.

Bij een meerjaren subsidieaanvraag bent u verplicht om uw meest recente jaarcijfers (als extra bijlage boven op de bijlagen uit de eenmalige regeling) in te leveren.

Eenmalige subsidie voor studenten evenementen

Organiseert u een studentenevenement in de gemeente Tilburg die de stad positioneert als kennis- en studentenstad? Dan komt u mogelijk in aanmerking voor eenmalige subsidie voor studentenevenementen. 

Subsidie wordt uitsluitend verstrekt voor studentenevenementen die: 

De aanvraag voor deze subsidie dient u in tussen 1 november en 1 december van het jaar voorafgaand aan het jaar dat het evenement plaatsvindt. Het kan zijn dat de gemeente u vraagt om een mondelinge toelichting op de aanvraag. Medio januari besluiten we welke aanvragen we honoreren. Een interne en externe adviescommissie bepaalt dit. Hierin hebben de gemeente, de stichting Citymarketing, de Studentenraad en de Stichting Overleg Tilburgse Studentenverenigingen (SOTS) zitting.

Aanvragen doet u via een digitaal aanvraagformulier. U vindt dit op Subsidies - Gemeente Tilburg. U moet het formulier volledig invullen. Een volledige subsidieaanvraag bestaat uit: 

Bij de rangschikking van de aanvragen kent het college punten toe aan de hand van de volgende beoordelingscriteria: 

Het toevoegen van een beknopt Marketingplan is verplicht en geeft antwoord op de vragen: 

Krijg ik als ik subsidie ontvang automatisch een plaats op de evenementenkalender?

Voor sommige evenementen is een vergunning verplicht. Om in aanmerking te komen voor een vergunning moet u eerst een aanvraag voor de  evenementenkalender doen. Voorwaarde voor het ontvangen van evenementensubsidie is dat u een vergunning krijgt als dat in uw geval van toepassing is. Het indienen van een subsidieaanvraag telt niet als een aanvraag voor een plaats op de evenementenkalender. U moet uw evenement apart aanmelden voor de evenementenkalender.

Hoe zit het met de vergunning voor mijn evenement?

Voor het organiseren van een evenement is meestal een vergunning verplicht. De evenementenvergunning moet u uiterlijk 12 weken vóór de start van uw evenement aanvragen. Een aanvraag is pas ingediend op het moment dat alle documenten volledig zijn ingevuld en alle benodigde informatie is ingeleverd. 

Als u subsidie krijgt voor uw evenement geeft u dat niet automatisch recht op een vergunning. Omgekeerd kan aan een afgegeven vergunning ook geen recht op subsidie worden ontleend. Meer informatie over de evenementenvergunning treft u op de pagina evenementen.
 

Wie kan ik benaderen als ik vragen heb?

Vragen of opmerkingen? Stuur een e-mail naar evenementensubsidie@tilburg.nl

Bijlage