Checklist evenementenvergunning

Hieronder ziet u welke vragen gesteld worden bij een aanvraag evenementenvergunning en welke bijlagen u moet aanleveren. Gebruik deze informatie voor een goede voorbereiding op de aanvraag.

  1. Contactgegevens
    • Bedrijf/organisatie
    • Aanvrager (naam, adres, telefoon, e-mail en geboortedatum)
    • Contactpersonen (van 2 personen met geboortedatum en 06-nummer)
    • Organiseerde u al eerder dit en/of een evenement ? Zo ja, waar en wanneer.
       
  2. Evenement
    • Naam, beschrijving en soort evenement
    • Locatie evenement, op particuliere grond of niet
    • Zijn op de locatie monumentale bomen aanwezig en zo ja, welke maatregelen treft u om de bomen te beschermen?
       
  3. Datum en tijdstip(pen), opbouw/afbouwwerkzaamheden
    • Datum, tijdstip evenement
    • Datum, tijdstip opbouwwerkzaamheden
    • Datum, tijdstip afbouwwerkzaamheden
    • Het aantal verwachte bezoekers (tegelijk)
    • Welke voorzieningen zijn nodig (stroom, water)
       
  4. Constructieve verantwoording
    • Is er sprake van tenten, podia, overkappingen, kramen, tribunes, mobiele bakkramen of wagens, terrasverwarming, tentverwarming, speeltoestellen, aggregaten?
    • Zo ja, hoeveel en welke afmetingen? 
       
  5. Parkeren, verkeer en openbaar vervoer
    • Is afsluiting van straten/parkeerterreinen nodig? Zo ja, welke?
    • Heeft dat gevolgen voor een busroute?
    • Gebruikt u satellietparkeerterrein? Zo ja, welke?
    • Worden verkeersregelaars ingezet? Zo ja hoeveel?
    • Stimuleert u het gebruik van openbaar vervoer? Zo ja, hoe?
       
  6. Openbare orde en veiligheid
    • Hoeveel (bedrijfs)hulpverleners zijn aanwezig?
    • Wordt een beveiligingsbedrijf ingehuurd? Zo ja, welke en hoeveel beveiligers?
    • Hoeveel EHBO-ers zet u in en van welke vereniging?
      • 500 tot 1.000 bezoekers - minimaal 2 gediplomeerde EHBO'ers
      • 1.000 tot 2.500 bezoekers - 3 gediplomeerde EHBO'ers 
      • 2.500 tot 5.000 bezoekers - 5 gediplomeerde EHBO'ers 
      • 5.000 tot 10.000 bezoekers - 10 gediplomeerde EHBO'ers 
      • 10.000 bezoekers en meer - minimaal 10 gediplomeerde EHBO'ers 
    • Komt er een EHBO post volgens de richtlijnen GHOR? 
    • Welke medische voorzieningen zijn aanwezig?
       
  7. Sanitaire voorzieningen
    • Plaatst u (mobiele) toiletunits, plaskruizen. Zo ja hoeveel?
    • Is er gelegenheid om handen te wassen?
    • Worden tijdelijke drinkwater voorzieningen geplaatst? Zo ja hoeveel?
       
  8. Afval en reiniging
    • Wordt het terrein veegschoon opgeleverd? Zo ja, door wie/welk bedrijf?
       
  9. Geluid
    • Zijn er live optredens of DJ's?
    • Is er een omroepinstallatie, geluidversterker, wordt er muziek afgespeeld? Zo ja, welke muzieksoort?
       
  10. Drank schenken en sociale hygiëne
    • Worden er zwak alcoholische dranken geschonken?
    • Verwacht u bezoekers jonger dan 18 jaar? Zo ja, hoe voorkomt u alcoholgebruik onder deze jongeren?
    • Persoonsgegevens van leidinggevende(n) die alcoholische dranken schenken (inclusief burgerservicenummer(s))

Eisen tekeningen en bijlagen

Aan het einde van het digitaal aanvraagformulier kunt u de bijlagen uploaden. Wij vragen altijd naar:

  1. Draaiboek
    Hierin staat ieder geval welke activiteiten plaatsvinden, wanneer en waar (van opbouw, naar het evenement, het kernprogramma tot en met afbraak)
  2. Calamiteitenplan/Veiligheidsplan volgens het format format  van Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant(DOCX, 666,7 KB). Download de handleiding veiligheidsplan (PDF, 4,3 MB)voor uitleg over het invullen van het format.
  3. Situatietekening met hierop in ieder geval aangegeven:
    • De schaal 1:200 of 1:500
    • Locatie en ligging van het evenemententerrein (duidelijk aangeven, bijv. met een Noordpijl en straatnamen)
    • De grenzen van het evenemententerrein
    • Alle objecten, met de maten/afmetingen
    • De hekken die u eventueel plaatst
    • De wegen of parkeervakken die eventueel afgesloten moeten worden bij een evenement
    • De route die mensen moeten volgen bij sport- of wandelevenementen
    • Duidelijk op de tekening om welke objecten het gaat
    • De legenda: uitleg van symbolen of kleuren die u op de tekening gebruikt
      Indien van toepassing
  4. Contract/Overeenkomst met eigenaar als het evenement op particuliere grond plaatsvindt.
  5. Contract/Overeenkomst met beveiligingsbedrijf en/of EHBG
  6. Productcertificaat van gebruikte grond en (steenachtige) bouwstoffen
  7. COVID-19 plan

Toelichting op tekeningen en bijlagen

Constructieve verantwoording

Voor het plaatsen van tenten, een podium, tribunes en dergelijke constructies is toestemming nodig van de vergunningverlener. Bijvoorbeeld voor:

  • Overkappingen, zoals tenten en shelters
  • Podia, inclusief achterwanden met decoratie of geluidsystemen
  • VIP-decks en tribunes
  • Tijdelijke trappen en bruggen

Constructies moeten veilig zijn voor gebruikers en bezoekers van het evenement. Tijdens de schouw van het evenemententerrein worden de constructies gecontroleerd door een controleur van Bouw en Woningtoezicht van de gemeente Tilburg. Uitgangspunt van de gemeente Tilburg is de richtlijn Constructieve Toetsingscriteria Evenementenvergunning van het centraal overleg bouwconstructies (COBC).

Verantwoording gebruikte grond en (steenachtige) bouwstoffen

Dit is bijvoorbeeld een productcertificaat van alle grond en/of bouwstoffen die u toepast op het evenemententerrein, bijvoorbeeld zand t.b.v. een zandbak. Uit een certificaat moet blijken dat het materiaal geschikt is voor het beoogde gebruik. Een productcertificaat is bijvoorbeeld een KIWA-keur of een gelijkwaardig document.

Tijdelijke verblijfsruimte

Als meer dan 150 personen tegelijk aanwezig zijn in een tijdelijke verblijfsruimte (geen gebouw) bijvoorbeeld een tent

  • Geef de hoogste bezetting van deze verblijfsruimte op
  • Zet op de plattegrond voor iedere verblijfsruimte:
    • welke oppervlakte beschikbaar is voor personen;
    • wat de gebruiksbestemming is;
    • hoe de inventaris en andere inrichtingselementen in de ruimte staan (volgens artikel 5.5 van de BBGBOP).
    • geef in ieder geval aan:
      • brand- en rookwerende scheidingsconstructies
      • vluchtroutes
      • de draairichting van doorgangen (volgens artikel 4.16 van de BBGBOP)
      • nooduitgangen en vluchtroutes. Geef ook aan hoe breed deze zijn
      • vluchtrouteaanduidingen (volgens artikel 4.15 van de BBGBOP)
      • noodverlichting (volgens artikel 4.3 van de BBGBOP)
      • brandblusvoorzieningen (volgens artikel 4.20 van de BBGBOP)
      • brandweeringang (volgens artikel 4.24 van de BBGBOP)
    • dit doet u volgens NEN 1413
    • dit zijn de eisen volgens artikel 2.2 Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BBGBOP).

Kringloopsysteem drinkbekers (verplicht vanaf 1 mei 2022)

Organiseert u een evenement met 2000 bezoekers of meer (binnen of buiten op een afgehekt terrein)? Dan is het gebruik van een kringloopsysteem voor drinkbekers verplicht. Vermeld in het draaiboek van welk systeem u gebruik maakt. Er zijn 2 gesloten kringloopsystemen:

  1. Systeem van hardcup drinkbekers met een statiegeld retoursysteem.
  2. Systeem van plastic drinkbekers en drinkflesjes voor eenmalig gebruik van (r)PET met een (statiegeld) retoursysteem. Met een gegarandeerde minimale terugname van 75% en hoogwaardige recycling. Dat wil zeggen dat de inzameling, afvoer en verwerking zo is, dat de beker weer tot nieuwe drinkbeker gerecycled kan worden. 

Disclaimer

Als uw aanvraag of een van de daarbij behorende gegevens of bescheiden in een vreemde taal is gesteld en een vertaling noodzakelijk is voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, dan kan de burgemeester besluiten de aanvraag niet te behandelen, mits u de gelegenheid hebt gehad binnen een door de burgemeester gestelde termijn de aanvraag met een vertaling van een erkende vertaler aan te vullen.