Evenementencommunicatie

We hechten als gemeente groot belang aan goede communicatie rondom een evenement. Evenementen zijn feestjes voor de bezoekers, maar kunnen ook overlast veroorzaken voor met name omwonenden. De juiste communicatie kan zorgen voor meer tevredenheid onder omwonenden.

Met de juiste informatie en door in gesprek te gaan met omwonenden voorkomt u dat mensen overvallen worden door uw evenement en voelen ze zich gehoord. Misschien kunt u met kleine aanpassingen zorgen voor meer tevredenheid onder omwonenden. Dit kan er weer voor zorgen dat mensen minder snel rechtsmiddelen aanwenden. We geven een aantal richtlijnen, voorwaarden en suggesties.

Aankondigen evenement

Ieder jaar wordt voor 1 januari de evenementenkalender vastgesteld. Zo weet iedereen welke evenementen er dat jaar zijn (mits de vergunning wordt afgeven). De kalender kan door het jaar heen wijzigen. Er kunnen evenementen bij komen of niet doorgaan. Verleende vergunningen staan op Overheid.nl en maken we bekend via de gemeentelijke media.Ieder jaar wordt voor 1 januari de evenementenkalender vastgesteld. Zo weet iedereen welke evenementen er dat jaar zijn (mits de vergunning wordt afgeven). De kalender kan door het jaar heen wijzigen. Er kunnen evenementen bij komen of niet doorgaan. Verleende vergunningen staan op Overheid.nl en maken we bekend via de gemeentelijke media.

Ondernemers en omwonenden betrekken

Organiseert u een B- of C-evenementen dan kunt u contact opnemen met de accountmanager voor advies over hoe u omwonenden en ondernemers kunt betrekken bij de voorbereiding van uw evenement. Zo kunt u klachten voorkomen. U kunt bijvoorbeeld een bijeenkomst organiseren of bewonersorganisaties of ondernemersverenigingen benaderen. Doe dit wel op tijd.

Publiciteit en promotie

Voor publiciteit kunt u contact opnemen met de VVV via vvv@tilburg.nl. De VVV informeert via de eigen website en beslist welke evenementen extra aandacht krijgen via Tilburg Trakteert posters en de digitale routewijzers in de stad. U kunt ook Marketing Tilburg benaderen via info@marketingtilburg.nl. Marketing Tilburg wil Tilburg promoten. Als uw evenement aansluit bij het Merk Tilburg en past bij de doelen van Marketing Tilburg, dan kan deze organisatie meedenken over hoe u uw evenement nog beter onder de aandacht kunt brengen.

Bewonersbrief

Eén van de voorwaarden in de evenementenvergunning voor B- en C-evene­menten is dat u voorafgaand aan het evenement omwonenden en nabij gelegen bedrijven informeert over het evenement via een brief. Deze moet in ieder geval de volgende informatie bevatten:

  • datum/periode en tijdstippen waarop het evenement plaatsvindt (inclusief opbouw en afbouw)
  • het soort evenement (met een verwijzing naar de website voor meer informatie)
  • het programma
  • het 06-nummer van de organisatie, zodat mensen voorafgaand en tijdens het evenement contact kunnen opnemen

Indien van toepassing bevat de brief ook informatie over:

  • verkeersmaatregelen (afgesloten straten, omleidingen, periode van de afsluitingen)
  • parkeerbeperkingen (locaties en tijden)
  • regeling doorlaatbewijzen en regeling voor bewoners met parkeervergunningen
  • gevolgen voor het openbaar vervoer
  • bereikbaarheid van het evenement per openbaar vervoer
  • mogelijke overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen en tot hoe laat dit ongemak duurt

Daarnaast kunt u in uw brief aangeven:

  • waar informatie is te vinden over de verstrekte vergunning
  • hoe u overlast probeert te beperken
  • welke suggesties van omwonenden u hebt meegenomen (bijvoorbeeld uit de evaluatie van een voorgaand jaar of uit gesprekken met omwonenden)

Handreiking omwonenden

We raden u aan om na te denken over een leuk gebaar voor omwonenden om mogelijke overlast te beperken of draaglijker te maken. Bijvoorbeeld parkeerkaarten geven aan mensen die door uw evenement niet bij het huis kunnen parkeren, vrijkaartjes uitdelen of een rondleiding geven op het evenemententerrein.

Bereikbaarheid

Tijdens het evenement is het vooral belangrijk dat u bereikbaar bent voor omwonenden, voor als er klachten zijn.

Meer informatie

In de nota Prettig Geregeld staat staat veel informatie over het organiseren van een evenement in Tilburg. Ga naar het Bestuurs Informatie Systeem (BIS) voor uitgebreide informatie over het evenementenbeleid.