Toolbox evenementenvergunning

Voor een evenementenvergunning moet u allerlei informatie doorgeven. Hieronder ziet u welke vragen gesteld worden in het online aanvraagformulier en welke documenten u daarnaast moet aanleveren. Veel informatie komt terug in uw veiligheidsplan of duurzaamheidsplan. Gebruik deze informatie voor een goede voorbereiding op de aanvraag.

Vragen online aanvraagformulier

  1. Contactgegevens
    • Bedrijf/organisatie
    • Aanvrager (naam, adres, telefoon, e-mail en geboortedatum)
    • Contactpersonen (van 2 personen met geboortedatum en 06-nummer)
    • Organiseerde u al eerder dit en/of een evenement ? Zo ja, waar en wanneer.
       
  2. Evenement
    • Naam, beschrijving en soort evenement
    • Locatie evenement, op particuliere grond of niet
    • Zijn op de locatie monumentale bomen aanwezig en zo ja, welke maatregelen treft u om de bomen te beschermen? Lees meer op de pagina Bomen in Tilburg.
       
  3. Programma
    • Datum, tijdstip evenement
    • Datum, tijdstip opbouwwerkzaamheden
    • Datum, tijdstip afbouwwerkzaamheden
    • Het aantal verwachte bezoekers (tegelijk)
    • Welke voorzieningen zijn nodig (stroom, water)
       
  4. Constructieve verantwoording
    • Is er sprake van tenten, podia, overkappingen, kramen, tribunes, mobiele bakkramen of wagens, terrasverwarming, tentverwarming, speeltoestellen, aggregaten?
    • Zo ja, hoeveel en welke afmetingen? 
       
  5. Parkeren, verkeer en openbaar vervoer
    • Is afsluiting van straten/parkeerterreinen nodig? Zo ja, welke?
    • Heeft dat gevolgen voor een busroute?
    • Gebruikt u satellietparkeerterrein? Zo ja, welke?
    • Worden verkeersregelaars ingezet? Zo ja hoeveel?
    • Stimuleert u het gebruik van openbaar vervoer? Zo ja, hoe?
       
  6. Openbare orde en veiligheid
    • Hoeveel (bedrijfs)hulpverleners zijn aanwezig?
    • Wordt een beveiligingsbedrijf ingehuurd? Zo ja, welke en hoeveel beveiligers?
    • Hoeveel EHBO-ers zet u in en van welke vereniging?
      • 500 tot 1.000 bezoekers - minimaal 2 gediplomeerde EHBO'ers
      • 1.000 tot 2.500 bezoekers - 3 gediplomeerde EHBO'ers 
      • 2.500 tot 5.000 bezoekers - 5 gediplomeerde EHBO'ers 
      • 5.000 tot 10.000 bezoekers - 10 gediplomeerde EHBO'ers 
      • 10.000 bezoekers en meer - minimaal 10 gediplomeerde EHBO'ers 
    • Komt er een EHBO post volgens de richtlijnen GHOR? 
    • Welke medische voorzieningen zijn aanwezig?
       
  7. Sanitaire voorzieningen
    • Plaatst u (mobiele) toiletunits, plaskruizen. Zo ja hoeveel?
    • Is er gelegenheid om handen te wassen?
    • Worden tijdelijke drinkwater voorzieningen geplaatst? Zo ja hoeveel?
       
  8. Afval en reiniging
    • Wordt het terrein veegschoon opgeleverd? Zo ja, door wie/welk bedrijf?
       
  9. Geluid
    • Zijn er live optredens of DJ's?
    • Is er een omroepinstallatie, geluidversterker, wordt er muziek afgespeeld? Zo ja, welke muzieksoort?
    • Bij versterkte muziek:
      • Beschrijving van geluidsinstallaties.
      • Gewenst geluidsniveau (dB(A) en dB(C) bij woningen/geluidsgevoelige gebouwen.
      • Beschrijving van maatregelen om geluidsoverlast te beperken.
    • De gemeente kan vragen om een geluidsrapport.

  10. Drank schenken en sociale hygiëne
    • Worden er zwak alcoholische dranken geschonken?
    • Hoe voorkomt u alcoholgebruik als u bezoekers jonger dan 18 jaar verwacht? 
    • Persoonsgegevens van leidinggevende(n) die alcoholische dranken schenken (inclusief burgerservicenummer(s))

Eisen tekeningen en bijlagen

Aan het einde van het digitaal aanvraagformulier kunt u de bijlagen uploaden. Wij vragen altijd naar:

  • Een programma
  • Een (of meer) overzichtsplattegrond(en) 
  • Een veiligheidsplan
  • Een duurzaamheidsplan

Bij uw aanvraag evenementen vergunning kunnen de volgende bijlagen van toepassing zijn:

  • Bewonersbrief
  • Verkeersplan
  • Geluidsberekening
  • Overeenkomst eigenaar locatie
  • Overeenkomt beveiligingsbedrijf
  • Overeenkomst EHBO leverancier
  • Informatiebundel
  • Constructietekeningen
  • Tentboeken
  • Indelingsplattegronden van besloten ruimtes

Programma

U levert een (klein) draaiboek aan waaruit de volgende zaken op te maken zijn:

  • Datum en starttijd opbouw
  • Datum (eerste) evenement dag
  • Tijdstip van de instroom van uw publiek
  • Programma (welke activiteiten en/of welke acts)
  • Tijdstip van de uitstroom van uw publiek (herhalen als er meerdere dagen zijn)
  • Datum einde afbouw

Overzichtsplattegrond

Lever een tekening aan waarmee u laat zien hoe het evenemententerrein eruit ziet. De tekening moet op schaal zijn met daarop bijvoorbeeld:

  • Alle te plaatsen objecten van podia, tenten en tribunes tot bar, terras en hekken.
  • Omschrijving bij elk object met afmetingen, bijvoorbeeld Áluhal 10x20x4m (b x l x h)
  • Arcering van de netto oppervlakte (de ruimte die daadwerkelijk voor bezoeker beschikbaar is om te staan), in tekst het aantal vierkante meters en aantal bezoekers
  • Maatvoering van bakkramen of foodtrucks ten opzichte van gevels en van elkaar.
  • Vluchtroutes vanaf publieksdoorgang tot buiten het terrein.
  • Locaties van aggregaten, brandstofkachels en de afstand tot andere objecten. 
  • Locaties van blusmiddelen.

Bij voorkeur levert u nog geen constructieve gegevens in op het moment van uw vergunningsaanvraag, maar enkel een goede overzichtsplattegrond. Op basis van uw overzichtsplattegrond krijgt u van ons een lijst met gewenste informatie over constructies die u nog moet aanleveren. Download het document 'Instructie Aanleveren Gegevens' onderaan deze pagina over de voorwaarden waar uw overzichtsplattegrond moet voldoen en het aanleveren van constructiegegevens.

Veiligheidsplan

Iedereen die een evenementenvergunning aanvraagt moet ook een veiligheidsplan aanleveren. De gemeente heeft vast 2 veiligheidsplannen voor u opgesteld die u als basis kunt gebruiken. Een voor een A-evenement en een voor een B-evenement. U kunt ze onderaan deze pagina downloaden. Organiseert u een C-evenement? Dan kunt u een veiligheidsplan C opvragen bij uw accountmanager evenementen of uw vergunningverlener.

Duurzaamheidsplan

Per 2023 is een duurzaamheidsplan verplicht voor alle evenementenvergunningen. Onderaan deze pagina vindt u een invul-exemplaar, toelichting en een voorbeelddocument. In 2023 kunt u gebruik maken van de helpdesk van de Green Leisure Group. Zij helpen organisatoren met het ontwikkelen van duurzaamheidsplannen. U kunt direct contact opnemen via frans@greenleisure.nl.

Duurzame oplossing drinkbekers

Let op: het gebruik van een duurzame beker is per 2023 verplicht voor alle B en C evenementen en vanaf 2024 voor alle evenementen. Tijdens carnaval, Koningsnacht en -dag en kermis gelden er extra afspraken. Lees hier meer over op de pagina duurzame bekers. Er zijn 2 gesloten kringloopsystemen. Vermeld in het duurzaamheidsplan van welk systeem u gebruik maakt:

  • Systeem van hard-cup drinkbekers met een statiegeld retoursysteem.
  • Systeem van plastic drinkbekers en drinkflesjes voor eenmalig gebruik van (r)PET met een (statiegeld) retoursysteem. U bent verplicht om minimaal 75% hoogwaardige recycling te behalen. Dat wit zeggen dat 75% van uw uitgegeven bekers gerecycled wordt tot een plastic van hetzelfde niveau. De gemeente controleert het rapport dat u van uw afvalverwerker krijgt.

Bewonersbrief

Uw evenement kan overlast veroorzaken voor omwonenden. In welke mate dit voor uw evenement geldt wordt besproken in het vooroverleg. Het kan zijn dat u verplicht bent een bewonersbrief te verspreiden. Onderaan deze pagina kunt u een instructie en een invulbrief downloaden.

Disclaimer

Aan de informatie op deze website of de voorbeelddocumenten kunnen geen rechten ontleent worden. Elke vergunningsaanvraag wordt apart beoordeeld. Daardoor kunnen voor uw aanvraag specifieke voorwaarden gelden die afwijken van de informatie. 

Als uw aanvraag of een van de daarbij behorende gegevens of bescheiden in een vreemde taal is gesteld en een vertaling noodzakelijk is voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, dan kan de burgemeester besluiten de aanvraag niet te behandelen, mits u de gelegenheid hebt gehad binnen een door de burgemeester gestelde termijn de aanvraag met een vertaling van een erkende vertaler aan te vullen.