Toolbox evenementenvergunning

Vragen online aanvraagformulier

1. Contactgegevens
   • Bedrijf/organisatie
   • Aanvrager (naam, adres, telefoonnummer en e-mail)
   • Contactpersonen (van 2 personen, naam en telefoonnummer)
2. Evenement
   • Naam, beschrijving en soort evenement
   • Locatie evenement, op particuliere grond of niet
3. Programma
   • Datum, tijdstip evenement en opbouw/afbouw
   • Het aantal verwachte bezoekers (tegelijk) en in welke leeftijdsgroep 
4. Geluid
   • Wordt er muziek gedraaid of gespeeld?
   • Zo ja, wat voor soort muziek, is het geluid versterkt of niet?
5. Nutsvoorzieningen
   • Welke gemeentelijke nutsvoorzieningen zijn nodig (stroom, water)?
6. Constructieve verantwoording
   • Is er sprake van tenten, podia, overkappingen, kramen, tribunes, licht/geluid/decor, mobiele bakkramen of bakwagens, barren, barbecues, open vuur, aggregraten, tentverwarming, attracties/speeltoestellen of luchtkussens?
7. Vuurwerk, gevaarlijke stoffen of overnachting op terrein
   • Wordt er vuurwerk afgestoken of is er sprake van special effects?
   • Is er sprake van opslag van (brand)gevaarlijke stoffen?
   • Overnachten er personen op het evenemententerrein?
8. Parkeren, verkeer en openbaar vervoer
   • Is afsluiting van straten/parkeerterreinen nodig?
   • Waar parkeren bezoekers hun motorvoertuigen of fietsen?
   • Gebruikt u satellietparkeerterrein? 
   • Worden verkeersregelaars ingezet?  
9. Openbare orde en veiligheid, medische inzet
   • Zijn (bedrijfs)hulpverleners zijn aanwezig?
   • Hoe regelt u de beveiliging, wordt er een beveiligingsbedrijf ingehuurd?
   • Worden er medische hulpverleners (EHBO) ingezet?
10. Sanitaire voorzieningen
    • Plaatst u (mobiele) toiletunits, plaskruizen. Zo ja hoeveel?
    • Is er gelegenheid om handen te wassen?
    • Worden tijdelijke drinkwater voorzieningen geplaatst? Zo ja hoeveel? 
11. Dieren
    • Zijn er dieren aanwezig?
12. Tatoeëring en piercing
    • Is tijdens het evenement gelegenheid tot tatoeëring of piercing?
13. Afval en reiniging
    • Wie schakelt u in voor het veegschoon opleveren van het evenemententerrein en aangrenzende straten?
14. Drank schenken en sociale hygiëne
    • Worden er zwak alcoholische dranken geschonken?
    • Hoe voorkomt u alcoholgebruik als u bezoekers jonger dan 18 jaar verwacht? 

Eisen tekeningen en bijlagen

Aan het einde van het digitaal aanvraagformulier moet u deze 4 bijlagen uploaden:

1. Een programma
2. Een (of meer) overzichtsplattegrond(en) 
3. Een veiligheidsplan
4. Een duurzaamheidsplan

De gemeente kan achteraf meer documenten opvragen. Dat ligt aan het soort evenement en wat u plaatst. Dit wordt met u besproken in het vooroverleg of iemand neemt hiervoor contact met op. Het kan bijvoorbeeld gaan om deze documenten:

• Bewonersbrief
• Verkeersplan
• Geluidsberekening
• Overeenkomst eigenaar locatie
• Overeenkomt beveiligingsbedrijf
• Overeenkomst EHBO leverancier
• Constructietekeningen
• Tentboeken
• Indelingsplattegronden van besloten ruimtes
• Certificaten brandbeveiliging
• Certificaten luchtkussens

Programma

U levert een (klein) draaiboek aan waaruit de volgende zaken op te maken zijn:

• Datum en starttijd opbouw
• Datum (eerste) evenement dag
• Tijdstip van de instroom van uw publiek
• Programma (welke activiteiten en/of welke acts)
• Tijdstip van de uitstroom van uw publiek (herhalen als er meerdere dagen zijn)
• Datum einde afbouw

Overzichtsplattegrond

Lever een tekening aan waarmee u laat zien hoe het evenemententerrein eruit ziet. De tekening moet op schaal zijn met daarop bijvoorbeeld:

• Alle te plaatsen objecten van podia, tenten en tribunes tot bar, terras en hekken.
• Omschrijving bij elk object met afmetingen, bijvoorbeeld Áluhal 10x20x4m (b x l x h)
• Arcering van de netto oppervlakte (de ruimte die daadwerkelijk voor bezoeker beschikbaar is om te staan), in tekst het aantal vierkante meters en aantal bezoekers
• Maatvoering van bakkramen of foodtrucks ten opzichte van gevels en van elkaar.
• Vluchtroutes vanaf publieksdoorgang tot buiten het terrein.
• Locaties van aggregaten, brandstofkachels en de afstand tot andere objecten. 
• Locaties van blusmiddelen.

Bij voorkeur levert u nog geen constructieve gegevens in op het moment van uw vergunningsaanvraag, maar enkel een goede overzichtsplattegrond. Op basis van uw overzichtsplattegrond krijgt u van ons een lijst met gewenste informatie over constructies die u nog moet aanleveren. Download het document 'Instructie Aanleveren Gegevens' onderaan deze pagina over de voorwaarden waar uw overzichtsplattegrond moet voldoen en het aanleveren van constructiegegevens.

Veiligheidsplan

Iedereen die een evenementenvergunning aanvraagt moet ook een veiligheidsplan aanleveren. De gemeente heeft vast 2 veiligheidsplannen voor u opgesteld die u als basis kunt gebruiken. Een voor een A-evenement en een voor een B-evenement. U kunt ze onderaan deze pagina downloaden. Organiseert u een C-evenement? Dan kunt u een veiligheidsplan C opvragen bij uw accountmanager evenementen of uw vergunningverlener.

Duurzaamheidsplan

Voor alle evenementen is een duurzaamheidsplan verplicht. Onderaan deze pagina vindt u een invul-exemplaar, toelichting en een voorbeelddocument. U kunt gebruik maken van de helpdesk van de Green Leisure Group. Zij helpen organisatoren met het ontwikkelen van duurzaamheidsplannen. U kunt direct contact opnemen via frans@greenleisure.nl.

Duurzame oplossing drinkbekers

Let op: het gebruik van een duurzame beker is vanaf 2024 verplicht voor alle evenementen. Tijdens carnaval, Koningsnacht en -dag en kermis gelden er extra afspraken. Lees hier meer over op de pagina duurzame bekers. Er zijn 2 gesloten kringloopsystemen. Vermeld in het duurzaamheidsplan van welk systeem u gebruik maakt:

• Systeem van hard-cup drinkbekers met een statiegeld retoursysteem.
• Systeem van plastic drinkbekers en drinkflesjes voor eenmalig gebruik van (r)PET met een (statiegeld) retoursysteem. U bent verplicht om minimaal 75% hoogwaardige recycling te behalen. Dat wit zeggen dat 75% van uw uitgegeven bekers gerecycled wordt tot een plastic van hetzelfde niveau. De gemeente controleert het rapport dat u van uw afvalverwerker krijgt.

Bewonersbrief

Uw evenement kan overlast veroorzaken voor omwonenden. In welke mate dit voor uw evenement geldt wordt besproken in het vooroverleg. Het kan zijn dat u verplicht bent een bewonersbrief te verspreiden. Onderaan deze pagina kunt u een instructie en een invulbrief downloaden.

Disclaimer

Aan de informatie op deze website of de voorbeelddocumenten kunnen geen rechten ontleent worden. Elke vergunningsaanvraag wordt apart beoordeeld. Daardoor kunnen voor uw aanvraag specifieke voorwaarden gelden die afwijken van de informatie. 

Als uw aanvraag of een van de daarbij behorende gegevens of bescheiden in een vreemde taal is gesteld en een vertaling noodzakelijk is voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, dan kan de burgemeester besluiten de aanvraag niet te behandelen, mits u de gelegenheid hebt gehad binnen een door de burgemeester gestelde termijn de aanvraag met een vertaling van een erkende vertaler aan te vullen.